Google Inbox: organizzare la propria vita tramite le email

Logo Google InboxIl tempo è denaro, si sa… e se c’è una cosa che il denaro non può comprare, è proprio il tempo: ai ricchi così come ai poveri, ogni giorno vengono donate esattamente 24 ore. Se consideriamo, poi, che un terzo di questo tempo lo passiamo a dormire, si capisce subito come sia facile trovarsi spesso a corto di tempo per fare tutto ciò che vorremmo (o dovremmo), e facciamo spesso la fine del famoso Bianconiglio di Alice nel paese delle meraviglie, correndo disperati al grido di “E’ tardi! E’ tardi!”. C’è una soluzione? Escludendo ipotesi fantascientifiche (viaggi nel tempo) e una revisione al ribasso dei propri desideri (secondo la teoria della decrescita serena), una sola: l’organizzazione del proprio tempo.

Matrice Eisenhower

(clicca per ingrandire)

Esistono numerose teorie mirate a massimizzare l’utilizzo di una risorsa limitata come il tempo, nate per lo più in ambito lavorativo per scopi di project management ma facilmente adottabili alla vita di tutti i giorni. Un esempio è il “metodo Eisenhower”, o “matrice di Covey”, che consiste nel suddividere le cose da fare in quattro insiemi a seconda della loro urgenza (devo farlo?) e della loro importanza (mi serve farlo?), in modo da distinguere chiaramente cosa affrontare immediatamente, cosa programmare per il futuro, cosa delegare ad altri e infine cosa evitare di fare! Questo metodo è molto utile per chi tende ad accumulare sempre più impegni di quanti non possa realmente gestire.

Tecnica del PomodoroPer chi invece non riesce mai a portare a termine un compito a causa delle distrazioni (social network, sto parlando con voi…) può venire in aiuto la Tecnica del pomodoro (o “pomodoro technique”), dove per “pomodoro” si intende quel timer a forma di frutto o verdura che si trova in molte delle nostre cucine. La tecnica consiste nel suddividere le cose da fare in attività da portare a termine in 25 minuti, per poi prendersi 5 minuti di riposo prima di passare alla prossima attività. Ogni quattro “pomodori” completati, bisogna concedersi una pausa più lunga (20/30 minuti). I vantaggi sono diversi: innanzitutto si impara a gestire il proprio tempo in maniera regolare, alternando correttamente il lavoro privo di distrazioni e lo svago, e inoltre ci si abitua a suddividere i compiti complessi in attività più semplici da portare a termine (secondo il principio del divide et impera).

Come avete visto, ogni metodo di ottimizzazione del tempo si avvale di appositi strumenti (il timer per la tecnica del pomodoro, un grafico per il metodo Eisenhower). Tra gli strumenti che ci aiutano a gestire il tempo ci sono poi le liste di cose da fare (ToDo list), le agende, i calendari, i post-it, e così via. Uno strumento a cui non penseremmo immediatamente, invece, è la posta elettronica: eppure, oramai, gran parte delle cose che dobbiamo fare passa da lì (appuntamenti, riunioni, viaggi). La cosa non è passata inosservata agli ingegneri di Google, che dopo aver rivoluzionato il concetto di email con GMail (messaggi raggruppati in conversazioni, posta nel cloud, archiviare le mail anzichè eliminarle) hanno introdotto una seconda rivoluzione con Google Inbox, che si propone di trasformare la casella di posta elettronica in un vero e proprio assistente personale.

Per farlo, Inbox prova innanzitutto a classificare le mail al loro arrivo, distinguendole in cartelle predefinite (Viaggi, per tutte le prenotazioni di treni, voli, hotel, ecc.; Acquisti, per l’e-commerce, Finanza, per fatture, bollette, estratti conto, ecc., Social, per le notifiche dai social network, ed altro ancora). Come vedete, si tratta per lo più di mail automatiche (non scritte appositamente, ma generate su schemi predefiniti) e quindi facili da classificare (perchè hanno sempre la stessa forma, cambiano solo i dati specifici). Inbox cerca anche di “capire” il contenuto delle singole mail e di agire di conseguenza: ad esempio, se mi arriva la conferma di prenotazione di un albergo a Roma dal 3 al 5 giugno, nel mio calendario verrà creato l’evento del mio soggiorno in quell’albergo per quelle date. Ma l’evoluzione più grande sta nella gestione delle singole email all’arrivo: per ciascuna conversazione, infatti, Inbox propone tre azioni all’utente (oltre alle classiche “Rispondi” e “Inoltra”):

  • Segna come importante: per evidenziare che quella mail contiene una cosa da fare nell’immediato o al più presto possibile (rispondere, pagare una bolletta in scadenza, confermare una prenotazione, scrivere un documento);
  • Posticipa: per dire a Inbox di nascondere momentaneamente quella mail (la cui azione richiesta non può essere completata adesso) e di riproporla al momento opportuno (più tardi, quando sarò a casa o in ufficio, il giorno prima di un viaggio, mezz’ora prima di una riunione, e così via);
  • Segna come completato: per indicare che tutte le azioni legate a quel messaggio sono state effettuate e quindi può essere archiviato.

In questo modo, aprendo la casella di posta elettronica, ci imbatteremo in tutte quelle cose che dobbiamo fare adesso, senza la distrazione di cose che non possiamo ancora fare o sono già state fatte. L’obiettivo di chi usa la mail come gestore del tempo è lo “zero inbox”, ovvero la casella vuota perchè tutto ciò che c’era da fare è stato fatto. A questo punto, non resta che godersi un momento di pausa, svago, relax e meritato riposo.. oppure, se proprio non si riesce a stare con le mani in mano, andare a sbirciare se tra le mail posticipate ci sia qualcosa che si può già fare!

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